Como organizar vendas e agenda da consultora Farmasi

Vender bem é só metade do trabalho. A outra metade é saber quanto você vendeu, quem ainda não pagou, o que tem em casa para entregar e quais compromissos estão marcados para a semana. Quando essa parte fica bagunçada, o dinheiro escapa: uma cobrança esquecida aqui, um produto parado ali, uma entrega remarcada três vezes. Aqui vão dicas para organizar as quatro frentes que mais pesam na rotina da consultora Farmasi: vendas, recebimentos, estoque e agenda.

Por que a organização mexe no seu lucro

Muitas consultoras sentem que vendem bastante, mas não veem o dinheiro sobrar. Na maioria das vezes, o problema não está nas vendas, e sim no controle:

• vendas fiado que nunca foram cobradas;
• produtos comprados para estoque que não giram;
• mistura do dinheiro das vendas com o dinheiro da casa;
• tempo perdido procurando informações em conversas antigas.

Organizar a rotina protege o dinheiro que você já ganhou.

1. Registre todas as vendas

O que anotar em cada venda

Para cada venda, registre pelo menos:

• nome da cliente;
• produtos e quantidades;
• valor total;
• forma de pagamento (Pix, dinheiro, cartão, parcelado, fiado);
• data da venda e data de entrega;
• status do pagamento (pago, parcial, pendente).

Registre na hora

O melhor momento para registrar é logo depois de fechar o pedido, ainda com a conversa aberta. Deixar para o fim do dia faz com que detalhes se percam.

Separe o dinheiro

Tenha uma conta ou, pelo menos, um controle separado para o dinheiro das vendas. Assim você sabe quanto realmente sobra depois de repor os produtos.

2. Controle o fiado sem constrangimento

Vender para pagar depois é comum e ajuda a fechar vendas, mas precisa de regras claras.

Combine antes

Deixe claro na hora da venda: valor, data de pagamento e forma de pagamento. Confirme por escrito, numa mensagem simples:

Combinado, Sandra! Ficou R$ 120,00 pelo kit, para pagar no dia 10 por Pix. Vou deixar anotado aqui. Obrigada!

Tenha uma lista de recebíveis

Mantenha uma lista com tudo o que está pendente, ordenado pela data de vencimento. Confira essa lista pelo menos uma vez por semana.

Cobre com gentileza e no dia certo

Cobrar não precisa ser desconfortável. Uma mensagem educada, no dia combinado, costuma resolver:

Oi, Sandra! Tudo bem? Passando para lembrar do pagamento do kit, que combinamos para hoje. Segue minha chave Pix. Qualquer coisa me avisa!

Se houver atraso, ofereça uma nova data em vez de insistir várias vezes no mesmo dia.

Defina um limite

Estabeleça um valor máximo de fiado por cliente e evite vender de novo para quem ainda tem pendência antiga. Isso protege você e a própria relação com a cliente.

3. Organize o estoque

Nem toda consultora trabalha com estoque, mas quem trabalha precisa de controle para não ficar com dinheiro parado.

Saiba o que você tem

Faça uma lista simples com produto, quantidade e data de compra. Atualize a cada venda e a cada reposição.

Observe o giro

Depois de alguns meses, você vai perceber quais produtos saem rápido e quais ficam parados. Use essa informação para:

• manter em estoque só os campeões de venda;
• pedir sob encomenda os produtos de menor saída;
• criar ofertas para itens que estão parados há muito tempo.

Atenção à validade

Cosméticos têm prazo de validade. Organize o estoque para vender primeiro o que foi comprado antes.

Reserve o que já foi vendido

Separe fisicamente (em sacolinhas com o nome da cliente, por exemplo) os produtos que já têm dono. Isso evita vender a mesma unidade duas vezes.

4. Mantenha a agenda em dia

A agenda da consultora vai muito além das entregas. Inclua:

• entregas e retiradas;
• visitas e demonstrações;
• datas de cobrança;
• lembretes de recompra;
• aniversários de clientes;
• prazos de pedido e reposição.

Planeje a semana

Reserve 15 minutos no domingo ou na segunda para olhar a semana: quem precisa receber, quem precisa pagar, quem precisa ser lembrada. Agrupe entregas por bairro para economizar tempo e deslocamento.

Confirme compromissos

Um dia antes da entrega ou visita, confirme com a cliente:

Oi, Paula! Confirmando a entrega do seu pedido amanhã, entre 14h e 16h. Esse horário ainda funciona para você?

Isso reduz viagens perdidas.

Tenha uma rotina diária curta

Todos os dias, de manhã:

1. confira as entregas do dia;
2. veja os pagamentos que vencem hoje;
3. confira quem deve receber lembrete de recompra ou parabéns;
4. responda às mensagens pendentes.

5. Acompanhe os números do mês

No fim de cada mês, olhe para alguns indicadores:

• total vendido;
• total recebido e total ainda pendente;
• produtos mais vendidos;
• clientes que mais compraram;
• clientes que deixaram de comprar.

Com esses números, você decide onde focar no mês seguinte: repor os produtos certos, cobrar quem está atrasado, reativar quem sumiu.

Ferramentas: do caderno ao aplicativo

Caderno e planilha funcionam no começo. O problema é que eles não avisam nada: você precisa lembrar de abrir, conferir e calcular. Conforme o número de clientes cresce, uma ferramenta que centraliza vendas, pagamentos e agenda, e que mostra o que precisa ser feito hoje, economiza muito tempo.

Como a Minha Boutique ajuda

A Minha Boutique reúne em um só lugar o cadastro de clientes e produtos, o registro de vendas com status de pagamento, a agenda e os relatórios de vendas. Você vê quem está com pagamento pendente, quais compromissos tem no dia e quem deve receber um lembrete de recompra, enviado pelo seu próprio WhatsApp.

A Minha Boutique é uma ferramenta independente, sem vínculo com a Farmasi. Se quiser organizar sua rotina com ela, há um teste grátis de 14 dias. Confira os detalhes na página de planos.